Een georganiseerde werkplek is essentieel om productief te zijn. Stel je voor dat je iedere keer als je iets nodig hebt, je door een berg papieren, pennen en andere rommel moet graven. Dat is niet alleen tijdrovend, maar ook frustrerend. Door je werkplek netjes en georganiseerd te houden, kun je je beter concentreren en efficiënter werken.
Begin met het minimaliseren van de spullen op je bureau. Alleen de essentiële items zoals je laptop, een notitieboekje en een penhouder mogen blijven. Alles wat je niet dagelijks gebruikt, kan opgeborgen worden in laden of kasten. Hierdoor creëer je een rustige werkomgeving die je helpt om gefocust te blijven.
Daarnaast is het handig om een vast systeem te hebben voor het organiseren van documenten. Gebruik mappen en labels om alles netjes bij te houden. Dit zorgt ervoor dat je altijd snel kunt vinden wat je nodig hebt zonder tijd te verspillen aan het zoeken naar die ene belangrijke nota.
Handige apps en tools voor productiviteit
Er zijn tegenwoordig talloze apps en tools beschikbaar die je kunnen helpen om productiever te zijn. Denk bijvoorbeeld aan apps zoals Todoist of Microsoft To Do waarmee je eenvoudig takenlijsten kunt maken en bijhouden. Hiermee kun je prioriteiten stellen en ervoor zorgen dat je niets vergeet.
Een andere geweldige tool is Trello, een projectmanagement-app die gebruik maakt van borden, lijsten en kaarten om taken te organiseren. Dit is vooral handig als je in teamverband werkt, omdat je gemakkelijk taken kunt toewijzen en de voortgang kunt bijhouden. Het visuele aspect van Trello maakt het ook makkelijker om een overzicht te behouden over wat er nog moet gebeuren.
Natuurlijk mogen we ook Evernote niet vergeten, een app die perfect is voor het maken van notities, het bewaren van ideeën en het organiseren van informatie. Met Evernote kun je notities categoriseren, tags toevoegen en zelfs foto’s of audio-opnames toevoegen aan je notities. Dit maakt het een veelzijdige tool die in veel verschillende situaties van pas kan komen, vooral voor het notities maken op je pc.
Maak gebruik van cloudopslag
Cloudopslagdiensten zoals Google Drive, Dropbox en OneDrive zijn niet meer weg te denken uit onze dagelijkse routine. Ze bieden niet alleen de mogelijkheid om bestanden veilig op te slaan, maar maken ook samenwerking met anderen een stuk eenvoudiger. Je kunt documenten delen met collega’s of vrienden en samen real-time aan projecten werken.
Daarnaast zorgt cloudopslag ervoor dat je altijd en overal toegang hebt tot je bestanden. Of je nu thuis werkt, op kantoor of onderweg bent, met een internetverbinding kun je altijd bij je belangrijke documenten. Dit biedt veel flexibiliteit en zorgt ervoor dat je nooit zonder de benodigde informatie zit.
Een ander groot voordeel van cloudopslag is de automatische back-up functie. Mocht er iets gebeuren met je computer of laptop, dan zijn je bestanden veilig opgeslagen in de cloud. Dit voorkomt veel stress en mogelijke dataverlies.
Vergeet niet te pauzeren
Het klinkt misschien tegenstrijdig, maar regelmatig pauzeren kan je productiviteit aanzienlijk verhogen. Door even afstand te nemen van je werk kun je je geest verfrissen en nieuwe energie opdoen. Lange periodes onafgebroken werken kunnen leiden tot vermoeidheid en verminderde concentratie.
Probeer elke 60 tot 90 minuten een korte pauze te nemen. Sta op, rek jezelf uit of maak een korte wandeling. Dit helpt niet alleen om lichamelijke klachten zoals rug- of nekpijn te voorkomen, maar zorgt er ook voor dat je geest scherp blijft.
Zorg er ook voor dat je voldoende tijd neemt voor lunchpauzes. Even helemaal weg van je werkplek eten kan wonderen doen voor je motivatie en energieniveau in de middag. Vergeet niet om af en toe diep adem te halen en bewust te ontspannen.
Optimaliseer je apparaatinstellingen
Het optimaliseren van de instellingen van je apparaten kan ook bijdragen aan een hogere productiviteit. Denk hierbij aan het aanpassen van de helderheid van je scherm om vermoeide ogen te voorkomen of het instellen van meldingen zodat ze niet constant afleiden.
Eenvoudige aanpassingen zoals het gebruik van sneltoetsen kunnen ook veel tijd besparen tijdens het werken op de computer. Bijvoorbeeld, door Ctrl+C en Ctrl+V te gebruiken in plaats van steeds met de muis naar ‘kopiëren’ en ‘plakken’ te gaan, kun je efficiënter werken.
Tot slot is het belangrijk om regelmatig software-updates uit te voeren. Verouderde software kan traag zijn en problemen veroorzaken die je workflow verstoren. Door alles up-to-date te houden, zorg je ervoor dat alles soepel blijft draaien. Als je bijvoorbeeld problemen ondervindt zoals een samsung tablet verbonden met wifi maar geen internet, kan een software-update vaak de oplossing zijn.